A Auditoria Geral do Estado (AGE) realizou na manhã desta quarta-feira (17) a primeira reunião da Comissão de Implantação da Política de Gestão Documental, instituída pela Portaria AGE nº 271/2020, de 23 de novembro de 2020. A Comissão, composta pelo auditor adjunto, Franney de Oliveira (presidente) e outros três servidores, foi implantada pela atual gestão da AGE para dar maior celeridade e transparência aos processos tramitados no órgão.
AGE busca maior adequação na gestão de documentos
O objetivo da Gestão Documental é racionalizar o ciclo de vida de documentos públicos, administrativos e judiciais, com a finalidade de assegurar a proteção, destinação, guarda, preservação e o acesso aos documentos produzidos, recebidos e acumulados no órgão.
Na AGE, o trabalho operacional da gestão documental já é feito desde o início do segundo semestre de 2020, por meio de catalogação e digitalização dos processos existentes no Arquivo Geral do órgão. Para isso, a pasta conta com uma equipe de três pessoas, que recebeu orientação da presidente da Gestão Documental da PGE, servidora bibliotecária Débora Lima, por meio de parceria entre Auditoria e Procuradoria Geral do Estado.
A Gestão Documental visa a garantir que as atividades do órgão sejam documentadas adequadamente; tenham uma melhor organização dos documentos caso tenham valor permanente e inibe a eliminação de documentos de valor permanente. “A gestão de documentos tem como objetivo principal assegurar transparência, administrar os arquivos, proteger os documentos e assegurar direitos legais ao Estado e aos cidadãos”, explica o auditor adjunto, Franney de Oliveira, que preside a Comissão.
