O monitoramento das providências adotadas pelos órgãos do Governo de Mato Grosso em atendimento a recomendações emitidas pela Controladoria Geral do Estado (CGE-MT) e pelo controle externo passou a ser eletrônico. É que a CGE-MT colocou no ar o Sistema Informatizado de Monitoramento (SisMonitora) para facilitar, padronizar e dinamizar o acompanhamento pela Controladoria e pelas Unidades Setoriais de Controle Interno (Unisecis).
Com a criação da ferramenta, as Unisecis, que são extensão técnica da CGE em cada órgão estadual, estão dispensadas do protocolo e envio físico à CGE dos Planos de Providências de Controle Interno com a demonstração das ações implementadas e em andamento. Isso porque a Controladoria está alimentando, no sistema, os produtos e respectivas recomendações objetos do monitoramento para que as Unidades Setoriais submetam à CGE as providências propostas pelos órgãos.
Devido ao volume de trabalhos de auditoria e controle preventivo produzido ao longo dos anos pela Controladoria, estão sendo inseridos no sistema os produtos emitidos a partir do exercício de 2017. Entretanto, mediante análise prévia da CGE, podem ser objeto de monitoramento as recomendações de produtos elaborados pela Controladoria em anos anteriores a 2017.
A implantação do sistema integra série de ações em andamento pela Controladoria para aprimorar o processo de monitoramento da execução dos planos de providências.
Pedidos de prorrogação
Outra atividade são reuniões técnicas periódicas com as Unisecis para orientá-las quanto aos sucessivos pedidos de prorrogação de prazo direcionados à Controladoria pelos órgãos estaduais para implementação das providências planejadas, sem, muitas vezes, justificativas plausíveis.
“Os pedidos de prorrogação de prazos devem ser muito bem fundamentados. Se for necessário, é possível criar mais ações e redistribuir as ações entre outros setores do órgão, envolver mais áreas na execução do plano. Afinal de contas, as providências precisam ser implementadas para a melhoria efetiva de processos e atividades de gestão”, destaca o superintendente de Desenvolvimento de Controle da CGE-MT, auditor Norton Glay Sales do Santos.
Nesse contexto, é fundamental o apoio das Unisecis no sentido de fazer a primeira análise dos pedidos de prorrogação, antes do envio à Controladoria, via SisMonitora, e orientar os setores quanto à fundamentação do pleito ou até mesmo quanto à necessidade de revisão do plano de providências, se for o caso.
“Como apoio técnico à elaboração e implementação das ações propostas por cada órgão, as Unisecis têm como fazer esta criticidade construtiva pela sua capacidade de organização, convencimento e liderança”, comenta o superintendente.
Agora, com o SisMonitora, eventual rejeição dos auditores a pedidos de prorrogação terá a respectiva motivação, como base nos critérios de verificabilidade, clareza, pertinência e razoabilidade das demandas. “A finalidade é tornar o processo de monitoramento mais criterioso e alinhado aos princípios administrativos contemporâneos da motivação dos atos administrativos”, observa o superintendente.
Ações factíveis
O representante da CGE destaca que, às vezes, a dificuldade do órgão em implementar as tarefas propostas é porque faltaram clareza e objetividade nas ações do plano. As ações programadas precisam ser factíveis de serem executadas. Do contrário, o plano de providências pode ficar inócuo e perder o objetivo de prevenir erros e falhas de gestão.
“O plano de providências é um instrumento de melhoria da gestão, tanto em nível estratégico como de execução. Precisa ser bem elaborado e bem implementado para que o órgão melhore de fato. Quanto mais claras as ações, mais fáceis são a execução e o monitoramento”, argumenta o auditor.
Os planos de providências devem ser elaborados pelas unidades executoras dos órgãos, sob a supervisão técnica das Unisecis, em até 30 dias após o recebimento dos produtos da CGE-MT e devem conter ações e prazos factíveis de implementação, com a indicação dos respectivos setores e servidores responsáveis.
Quando da implementação dos planos de providências, a CGE monitora a execução das ações por meio de testes e avaliações nos registros e nas evidências apresentadas pelas secretarias. “Nesta etapa, as Unisecis também têm papel importante para auxiliar as unidades executoras na apresentação de documentos que evidenciam o cumprimento das medidas propostas”, pontua o superintendente.
O trabalho de monitoramento gera relatórios quadrimestrais emitidos à autoridade máxima da secretaria em questão e ao Tribunal de Contas do Estado (TCE) com a demonstração do cumprimento ou não das providências nos prazos estabelecidos.
A criação e o funcionamento do SisMonitora estão disciplinados na Portaria nº 67/2000/CGE-MT.
